En cualquier empresa, desde una pyme hasta una multinacional, los documentos son como las venas por donde circula la información. Contratos, facturas, expedientes, informes… todo está ahí, y cuando se gestionan mal, los problemas aparecen rápido: retrasos, clientes molestos, incumplimientos legales o simplemente horas perdidas buscando algo que “debería estar a mano”.
En ServiArchivo hemos visto de todo. Y si tuviéramos que resumir los tropiezos más comunes, serían cinco.
1. Acumulación indiscriminada de documentos sin criterios de clasificación
Guardar todo “por si acaso”
Este es el clásico. Se acumulan copias, versiones viejas, documentos que nadie consulta hace años… y cada vez que alguien busca algo, tiene que abrir diez archivos hasta dar con el correcto.
Aquí entra Seiri (Clasificar). No se trata de tirar a lo loco, sino de separar lo que realmente sirve de lo que ocupa espacio. Un buen arranque es hacer una auditoría rápida: recorrer todos los repositorios (físicos y digitales) y ponerles un “semáforo”:
– Rojo: obsoleto o duplicado → directo a reciclaje o eliminación segura.
– Amarillo: en duda → se revisa en una fecha concreta.
– Verde: útil y vigente → se conserva.
Además, ayuda mucho crear un inventario con código, título, fecha, ubicación y responsable. Y si tenés cajas o carpetas “por clasificar”, poneles fecha límite para vaciarlas. La idea es que cada documento esté donde tiene que estar… o que no esté.
2.Ausencia de un sistema estructurado y estandarizado para la organización documental
No tener un orden claro
¿Te suena abrir una carpeta compartida y encontrar “Documentos Nuevos”, “Varios”, “Final_v2_definitivo_REAL”? Eso es Seiton (Ordenar) pidiendo auxilio.
El orden empieza con una estructura lógica:
– Físico: Estante → Caja → Carpeta → Separadores. Todo rotulado y visible.
– Digital: Empresa > Año > Área > Serie documental > Documento.
A eso sumale una nomenclatura consistente. Por ejemplo:
Contrato_SupermercadosSA_2024-01-15_V1.pdf
Nada de “nuevo2” o “final_ok”.
También sirve usar códigos de color en el archivo físico o etiquetas en el digital. Y para documentos que circulan (físicos), un sistema de préstamo: si algo sale del estante, que quede una tarjeta o registro en su lugar.
Cuando todos saben dónde va cada cosa, se evita que la información termine en carpetas fantasmas.
3.Dependencia excesiva del papel y resistencia a la digitalización eficiente
Aferrarse al papel
Todavía hay empresas que imprimen todo “para tener respaldo”, pero al final terminan con archivadores llenos de polvo, sin espacio y con documentos que se degradan.
Ahí entra Seiso (Limpiar), que no es solo pasar un paño: es mantener los archivos (físicos y digitales) libres de “basura documental”.
En físico, esto significa:
– Quitar grapas y clips oxidados.
– Limpiar folders y cajas con materiales adecuados.
– Mantener control de humedad y temperatura.
En digital:
– Digitalizar lo que se consulta seguido, con OCR para que sea buscable.
– Depurar duplicados y versiones viejas cada cierto tiempo.
– Prohibir carpetas “Otros” o “Revisar luego” sin fecha de limpieza.
La regla es sencilla: una versión oficial, respaldada y accesible; lo demás, fuera.
4. Falta de un plan formal de respaldo y recuperación de la información
No tener respaldo ni plan B
Pocas cosas generan más pánico que un disco duro dañado o un archivo crítico que “nadie sabe dónde quedó”. El respaldo no es un lujo: es seguro de vida para la información.
Seiketsu (Estandarizar) ayuda a que esto no dependa de la memoria de una persona. Podés aplicar la regla 3-2-1:
– 3 copias de la información
– 2 en medios diferentes
– 1 en la nube o fuera de la oficina
Automatizá los backups, documentá el procedimiento y hacé pruebas de restauración. Si nunca intentaste recuperar un archivo, no sabés si tu sistema funciona.
También sirve tener un plan de continuidad: quién hace qué, dónde se guarda la copia maestra y cuánto tiempo puede pasar sin el archivo antes de que sea un problema.
5. No integrar la gestión documental en los procesos de inducción y capacitación interna
Que cada uno guarde como quiera
Este último error es traicionero. Si la gestión documental no está integrada en la cultura de la empresa, cada persona termina inventando su propio sistema, y cuando se va o está de vacaciones, nadie entiende nada.
La solución es Shitsuke (Disciplina): formar a todos, desde el primer día, en cómo se guardan, nombran y clasifican los documentos. Y no solo al ingreso: refuerzos periódicos, pequeñas auditorías internas y, por qué no, un poco de reconocimiento a quienes hacen las cosas bien.
Algo que funciona muy bien es nombrar “champions” por área: personas que supervisan, ayudan y corrigen cuando hace falta. Así, las 5S no quedan como un proyecto de un mes, sino como una forma de trabajar.
Una gestión documental bien llevada no es un lujo. Reduce riesgos, ahorra tiempo y mejora la imagen de tu empresa. Las 5S no son teoría japonesa lejana: son pasos claros y aplicables mañana mismo, tanto en físico como en digital.
Y si querés hacerlo sin prueba y error, en ServiArchivo podemos ayudarte con diagnóstico, estandarización y herramientas como FileOn para mantener todo en orden
- septiembre 11, 2025
- Entrada: ¿Cuáles son los 5 errores más comunes cometidos por las Empresa en la Gestión Documental?
- agosto 14, 2025
- Entrada: ¿Cómo lograr una excelente gestión documental sin gastar de más?
- agosto 6, 2025
- Entrada: ¿Cómo lograr la estandarización archivista en tus documentos con Seiketsu?
- julio 4, 2025
- Entrada: Seiso (Limpiar): Guía práctica para conservar tus archivos físicos impecables
- junio 5, 2025
- Entrada: Seiton Digital: ¿Cómo organizar tus archivos y carpetas digitales de forma inteligente con Seiton?
- mayo 20, 2025
- Entrada: Seiton (Ordenar): El Segundo Paso para una Organización Documental Eficiente