Una vez eliminamos lo que no sirve o no hace falta (Seiri), pasamos a la segunda S: Seiton, que nos invita a colocar las cosas en su lugar. En el contexto de la gestión documental, esto significa contar con un sistema claro y eficiente para acceder a la información de forma rápida, segura y ordenada.
¿Qué es Seiton aplicado a la gestión documental?
En la práctica, Seiton nos recuerda que no basta con tener documentos útiles; también deben estar bien organizados y accesibles. Esto implica establecer una estructura lógica, tanto en archivos físicos como digitales, que permita saber:
- Qué documento es
- Dónde se encuentra
- Para qué sirve
- Quién lo puede consultar
- Cuánto tiempo debe estar disponible
El objetivo final: ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la productividad.
¿Cómo se aplica?
Las claves de Seiton en documentación
Clasificar, rotular y ubicar correctamente
Cada documento debe tener un lugar definido, visible y fácil de encontrar. Para lograrlo, usamos rotulación clara, jerarquías de carpetas o contenedores, y una lógica de ubicación comprensible por todo el equipo.
- Físico: Caja > Ampo o folder > Estante > Depósito
- Digital: Carpeta principal > Año > Departamento > Tipo de documento > Archivo
Esto facilita auditorías, agiliza la capacitación de nuevos colaboradores y disminuye los errores operativos.
Herramientas útilies para Organizar
- Cajas rotuladas con colores o códigos
- Folders con divisiones internas
- Estantes numerados o etiquetados
- Bandejas por flujo de trabajo (entrada, revisión, firmado, salida)
Tipos de ordenamiento: ¿Cuál elegir?
Aquí es donde Seiton se vuelve estratégico. No hay una única forma correcta de ordenar: el mejor método depende del tipo de documento y su uso frecuente.
Ideal para contratos, proveedores, clientes, temas generales.
Perfecto para reportes, facturas, actas, documentos legales.
Además, permite aplicar el método FIFO (First In, First Out) para evitar acumulación o vencimientos.
Muy usado en áreas que manejan códigos, expedientes o registros consecutivos.
Lo importante es adaptar el método al uso real. Elegí el tipo de ordenamiento que se ajuste a tus necesidades, tu equipo y tus procesos.
Flujos de trabajo visibles
Un sistema documental organizado también debe contemplar el ciclo de vida de los documentos: creación, revisión, aprobación, distribución, archivo o eliminación.
Aplicar Seiton aquí implica definir:
- Quién recibe el documento
- Qué debe hacer
- Dónde debe guardarlo después
Y todo esto debe ser visible:
- Fecha de ingreso
- Estado actual (pendiente, aprobado, vencido)
- Tiempo de retención estimado
Esto mejora la trazabilidad y automatiza partes del proceso documental.
«Una antigua práctica japonesa cuenta cómo un maestro artesano dibujó en su taller la silueta de cada herramienta. Así, todos sabían dónde devolverlas al terminada su jornada laboral. Esto hizo que de inmediato el maestro artesano comenzara a notar que había menos pérdidas de herramientas, más orden, y el trabajo y la fluidez fue mejorando conforme pasaba el tiempo y seguían aplicando esta práctica.»
En la documentación también aplica: si todo tiene su lugar y es fácil de ver, cualquiera puede encontrar o archivar sin depender de otros.
¿Qué hacemos con lo que no tiene lugar claro?
Los documentos “huérfanos” muchas veces terminan en carpetas sin clasificar. Esto genera caos, pérdidas y retrabajo.
Solución: crear carpetas temporales con reglas claras.
• Carpeta «Por clasificar» → revisar cada semana
• Carpeta «Interinos» → con fecha límite para decidir su destino
Así evitamos el “limbo documental” y mantenemos el orden.
Beneficios de organizar bien tus documentos
- Ahorro de tiempo
- Mayor eficiencia y productividad
- Menos errores humanos
- Auditorías más simples
- Control de acceso por tipo de información
- Mejora la trazabilidad documental
- Posibilidad de integrar herramientas digitales
El valor de Seiton en la gestión documental
- Organizar no es solo “ordenar cosas”, es una decisión estratégica
- Elegí el orden según tu realidad: alfabético, cronológico o numérico
- Usá etiquetas, jerarquías y lógica accesible para todos
- Cada documento debe tener su lugar claro
- Lo visible se controla, lo que no, se pierde
No olvides, Seiton no solo mejora la organización, transforma la forma en que trabajamos “lo que no se organiza, se pierde”. Y lo que está bien organizado, impulsa tu empresa.
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