{"id":14,"date":"2022-05-05T14:29:06","date_gmt":"2022-05-05T14:29:06","guid":{"rendered":"https:\/\/serviarchivo.com\/blog\/?p=14"},"modified":"2024-03-19T06:52:10","modified_gmt":"2024-03-19T06:52:10","slug":"algunos-beneficios-de-la-automatizacion-de-formularios","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/serviarchivo.com\/blog\/algunos-beneficios-de-la-automatizacion-de-formularios\/","title":{"rendered":"Algunos beneficios de la automatizaci\u00f3n de formularios"},"content":{"rendered":"\n

Hay muchas razones por las cuales la automatizaci\u00f3n de formularios puede ser de enorme ayuda en cualquier actividad diaria de m\u00faltiples industrias y en cualquier comercio. Entre ellas est\u00e1 la preservaci\u00f3n, accesibilidad, confiabilidad, seguridad y trazabilidad de la informaci\u00f3n. En esta nota detallamos cada uno de los beneficios de la automatizaci\u00f3n de formularios que hemos encontrado a lo largo de 22 a\u00f1os de experiencia en el mercado local e internacional.<\/p>\n\n\n\n

La capacidad de optimizar procesos en cualquier industria<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Gracias a la trayectoria de nuestra empresa brindando servicios de normalizaci\u00f3n documental en Costa Rica y el exterior, hemos conocido a primera mano diversos procesos de gesti\u00f3n documental en muchos sectores de las instituciones p\u00fablicas y privadas.<\/p>\n\n\n\n

Tanto para comercio como servicios diversos, los ejemplos que podemos citar van desde procesos financieros contables, la comercializaci\u00f3n de servicios en sector bancario, de telecomunicaciones y electricidad tanto como de cobros administrativos y judiciales. <\/p>\n\n\n\n

No obstante, podemos sumar a la lista la optimizaci\u00f3n de procesos en Recursos Humanos, la adquisici\u00f3n de bienes y servicios, en alta gerencia, para control de calidad y muchas otras aplicaciones.<\/p>\n\n\n\n

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Asegurar la conservaci\u00f3n por v\u00edas digitales<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Lo anterior es as\u00ed porque la digitalizaci\u00f3n de documentos f\u00edsicos constituye una excelente manera de asegurar la conservaci\u00f3n de los mismos. Y el respectivo almacenaje de esta informaci\u00f3n permite que la informaci\u00f3n de valor permanezca en condiciones \u00f3ptimas por el tiempo de vida \u00fatil que se desee. Adem\u00e1s, permite el an\u00e1lisis de la data para m\u00faltiples usos. <\/p>\n\n\n\n

Pasar a un formato digital tambi\u00e9n permite una liberaci\u00f3n de preocupaci\u00f3n por afectaciones usuales que tienden a impactar documentos f\u00edsicos. Un l\u00edquido f\u00e1cilmente puede da\u00f1ar una hoja en un escritorio, la misma se puede romper en su manejo, la tinta con el tiempo se puede diluir dependiendo de la superficie, el documento como tal se puede perder, etc\u00e9tera. Un papel \u00a1inclusive se puede volar! Con la informaci\u00f3n en formato digital o almacenaje en nube, se acaban este tipo de preocupaciones. <\/p>\n\n\n\n

Generalmente, las empresas suelen acudir a digitalizaci\u00f3n en formatos Word o PDF en aras de minimizar riesgos. Sin embargo, inclusive las carpetas compartidas en un centro de almacenaje y el v\u00ednculo que estas tienen con los correos electr\u00f3nicos personales o empresariales pueden generar diversos problemas. Nos adentraremos en esto m\u00e1s adelante.<\/p>\n\n\n\n

Los riesgos del trasiego documental<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

En el trasiego documental, esencialmente, hay mucho campo para un mal manejo de la data. Inclusive cuando se manejan documentos a nivel digital, es posible que se incurra en din\u00e1micas de abuso de correos. Hay errores a la hora de adjuntar documentos, se comparten los archivos incorrectos y se generan m\u00e1s mensajes de correo en la cola. Si la informaci\u00f3n se maneja por correos personales inclusive a nivel empresarial, se restringe la visibilidad de la informaci\u00f3n. Y cualquier miembro del equipo que se encuentre fuera en alg\u00fan momento puede romper una cadena de disponibilidad de informaci\u00f3n valiosa. <\/p>\n\n\n\n

Se debe contemplar, adem\u00e1s, el margen de duplicaci\u00f3n de informaci\u00f3n con versiones distintas por un documento en estos casos. <\/p>\n\n\n\n

Por otro lado, en el uso de hojas de Excel, por ejemplo, com\u00fanmente existe un abuso de libros, hojas e inclusive plantillas, aunado a fallos en celdas, c\u00e1lculos, f\u00f3rmulas y dem\u00e1s factores. Tambi\u00e9n se debe contabilizar los problemas que presentan versiones desactualizadas de los programas y los fallos a nivel t\u00e9cnico de programas o herramientas de venta gen\u00e9rica. Todo esto atrasa procesos y recarga departamentos o costos de atenci\u00f3n de tecnolog\u00eda de la informaci\u00f3n o productos tecnol\u00f3gicos.<\/p>\n\n\n\n

Una considerable reducci\u00f3n de costos<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

La reducci\u00f3n de papeler\u00eda y tr\u00e1mites tanto como de servicios tales como la mensajer\u00eda entre sucursales o el escaneo pueden conllevar a una significativa reducci\u00f3n de gastos. Y tener una plataforma a cargo de especialistas reduce el costo de atenci\u00f3n al usuario en casos de fallo de programa o necesidad de atenci\u00f3n t\u00e9cnica. <\/p>\n\n\n\n

Uno de los mayores beneficios de la automatizaci\u00f3n de formularios es que se pueden reducir otros gastos de forma completa o considerable para dar campo a lo vital y esencial de mantener en f\u00edsico.  <\/p>\n\n\n\n

FileOn gestiona mejoras en los flujos de trabajo<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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Con un flujo de trabajo en una plataforma digital, se gestiona un control m\u00e1s riguroso sobre los cambios y versiones de un mismo documento, inclusive con identificaci\u00f3n de usuarios. En estos procesos, se genera un expediente digital \u00fanico que no deja ninguna informaci\u00f3n rezagada ni desorganizada. El expediente digital forma parte de un flujo sistematizado de trabajo. <\/p>\n\n\n\n

Adem\u00e1s, se pueden personalizar c\u00e1lculos m\u00e1s complejos y espec\u00edficos con programaciones hechas a la medida para las necesidades de una empresa o ciertos equipos dentro de esta en particular. <\/p>\n\n\n\n

Todo lo anterior, adem\u00e1s, se puede gestionar dentro del enfoque de documentaci\u00f3n de procesos seg\u00fan la norma ISO 9001 para el dise\u00f1o y distribuci\u00f3n de los recursos materiales y humanos, por ejemplo.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Optimizaci\u00f3n de procesos internos y externos<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Al final de cuentas, el almacenamiento de documentos puede conllevar una optimizaci\u00f3n en la productividad y eficiencia de los procesos internos y externos de una empresa.<\/p>\n\n\n\n

Un formulario f\u00edsico, en papel, en un banco, por ejemplo, en donde se necesitan autorizaciones y vistos buenos de diversas partes, se puede automatizar a nivel digital, en plataforma web, para que conlleve firma digital y sea parte de un flujo de trabajo, ahorrando el deber de adjuntar a un legado f\u00edsico un documento tras otro, minimizando tiempos de respuesta y esfuerzos adicionales para los clientes. Esto ahorra preocupaciones en t\u00e9rminos del cumplimiento de ley y acatamiento de manejo de documentos nacional e internacional.<\/p>\n\n\n\n

Los tiempos de servicio se agilizan, adem\u00e1s, y los tr\u00e1mites se vuelven m\u00e1s f\u00e1ciles conforme una persona en la empresa \u00fanicamente necesita dar clic a aprobar o enviar para que un mismo documento entre a la siguiente fase en la bandeja de otro compa\u00f1ero, por ejemplo.<\/p>\n\n\n\n

Y tambi\u00e9n se pueden compartir los resultados directamente con los clientes o partes externas en cuesti\u00f3n de un clic, sin necesidad de tr\u00e1mites adicionales.<\/p>\n\n\n\n

Ampliar la visibilidad de la data y capacidad de atenci\u00f3n<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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Por otro lado, este recurso digital permite una consulta para la atenci\u00f3n de casos que les genera una disponibilidad completa. Se pueden consultar a la hora que se guste desde donde se quiera acceder. Esto es vital para revisar procesos a nivel general. <\/p>\n\n\n\n

Digitalizar esta informaci\u00f3n permite contestar dudas de an\u00e1lisis tales como la revisi\u00f3n de la cantidad y el estado de los casos de un departamento espec\u00edfico tanto como establecer par\u00e1metros y medidas \u00fanicas que permitan visibilizar bloqueos en los procesos. <\/p>\n\n\n\n

En gerencia, los tableros de flujos pueden determinar la capacidad de producci\u00f3n. Adem\u00e1s de garantizar la estandarizaci\u00f3n de procesos para equipos de trabajo que las dicte el mismo sistema. Y todo est\u00e1 disponible de forma continua en horarios iguales. <\/p>\n\n\n\n

Tambi\u00e9n se visibilizan m\u00e1s f\u00e1cilmente los datos de los clientes para el aprovechamiento de esta data en aras de mercadeo. Inclusive faculta la inserci\u00f3n de propaganda en los procesos para diversos temas de servicio. <\/p>\n\n\n\n

Con estos procesos, en resumen, es posible automatizar reglas del negocio, especialmente la relacionadas a promesas de calidad (como el Service Level Agreement (SLA) en ingl\u00e9s) que adem\u00e1s permiten revisiones y medidas para una mejora continua. <\/p>\n\n\n\n

Las alertas por correo electr\u00f3nico, por ejemplo, permiten movilizar pendientes de forma amigable con cada usuario. Los anuncios de vencimiento de los SLA, adem\u00e1s, pueden ser de enorme ayuda a los cumplimientos de metas y responsabilidades legales. <\/p>\n\n\n\n

La actualizaci\u00f3n peri\u00f3dica de datos, por ejemplo, es algo que f\u00e1cilmente se puede programar a nivel de sistema.<\/p>\n\n\n\n

Un proceso digital hecho a la medida<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Como mencionamos arriba, una gran ventaja de la automatizaci\u00f3n de formularios es que se pueden hacer dise\u00f1os a la medida de cualquier usuario. <\/p>\n\n\n\n

Normalmente, un sistema de gesti\u00f3n de contenidos lo desarrollan profesionales en archiv\u00edstica en conjunto con personas de ciencias industriales e inform\u00e1tica. La intenci\u00f3n de estos equipos especializados en su \u00e1rea es poder entregar un producto que se adapte a lo que cada cliente necesite espec\u00edficamente. Se trata de surtir las necesidades de cada quien, lo cual a nivel t\u00e9cnico se logra con cierta facilidad. <\/p>\n\n\n\n

En nuestro caso, este producto es 100% desarrollado por profesionales de punta en el pa\u00eds. Carente de procesos de importaci\u00f3n de conocimiento, tenemos el conocimiento nacional y la facilidad de dise\u00f1ar m\u00f3dulos nuevos y diferentes a la medida de cada uno de nuestros clientes. <\/p>\n\n\n\n

Lo anterior, adem\u00e1s, lo hacemos bajo los lineamientos de las leyes N\u00ba 7202 del Sistema Nacional de Archivos, N\u00ba 8292 de Control Interno, normativas de SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y otras regulaciones que tienen relaci\u00f3n con el negocio de las instituciones p\u00fablicas y privadas. Esto es un enorme beneficio de cumplimiento legal para nuestros clientes. <\/p>\n\n\n\n

En resumen, el uso de un programa para la automatizaci\u00f3n de formularios permite ampliar las din\u00e1micas a un sistema amplio de gesti\u00f3n de calidad, cantidad, tiempo y recursos de capital tanto humano como tecnol\u00f3gico. <\/p>\n\n\n\n

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