\u00bfC\u00f3mo ayuda FileOn en la Preservaci\u00f3n documental y Tablas de Plazo?<\/h2>\n\n\n\n
FILEON, nuestro programa empresarial, es un sistema de gesti\u00f3n documental orientado a la productividad que fue dise\u00f1ado por profesionales en Archiv\u00edstica, Ciencias Industriales e Inform\u00e1tica para adaptarse a las necesidades de nuestros clientes.<\/p>\n\n\n\n
Con FILEON se puede construir una tabla de Plazos de Conservaci\u00f3n, primeramente se debe conformar un grupo o comit\u00e9 de Selecci\u00f3n y Eliminaci\u00f3n<\/strong>, integrado por personas con conocimiento del negocio y del contexto legal que lo regula. Este grupo o comit\u00e9 indica el per\u00edodo de vida para cada documento en soporte papel o digital , FILEON transforma todos estos datos en una Tabla de Plazos automatizada<\/strong>. El mismo toma todas las piezas de un expediente, como sus documentos, archivos, bit\u00e1coras y expedientes, los sella y los guarda de forma tal que permite accesarlos en el tiempo. Dependiendo del tiempo de vida establecido para cada uno, conservando las caracter\u00edsticas de integridad, accesibilidad, trazabilidad y originalidad del documento. Esta forma din\u00e1mica, planificada y controlada de eliminaci\u00f3n de documentos le permite a la instituci\u00f3n o empresa mantener actualizado su acervo documental en el Archivo de la Instituci\u00f3n o centros de almacenamiento perif\u00e9ricos , permite conocer qu\u00e9 tengo, su valor y por cu\u00e1nto tiempo debo conservarlo. El sistema permite asignar usuarios autorizados para la consulta, impresi\u00f3n y generaci\u00f3n autom\u00e1tica del Acta de Eliminaci\u00f3n <\/strong>Documental a nivel de proceso o institucional. Esta acta debe ser firmada digitalmente por los miembros del Grupo o Comit\u00e9 Institucional de Selecci\u00f3n y Eliminaci\u00f3n y constituye la evidencia futura de los documentos que se eliminar\u00f3n, , qui\u00e9n y cu\u00e1ndo.<\/p>\n\n\n\n Se recomienda que estas actas se conserven indefinidamente en soporte digital o bien hasta el tiempo que defina la instituci\u00f3n o empresa. <\/p>\n\n\n\n FILEON trabaja en varios ejes, permitiendo as\u00ed un flujo de trabajo<\/strong>. Y lo puede hacer tanto con documentos que se generaron a nivel digital desde su g\u00e9nesis<\/strong> hasta documentos externos que nacen en otras plataformas y que se deben de digitalizar para ir formando el expediente. <\/p>\n\n\n\n Una primera etapa en este flujo de trabajo se centra en la captura de datos. Por ende, incluye la digitalizaci\u00f3n, el uso de metadatos, la integraci\u00f3n con interfaces, el manejo de archivos migrados, la interacci\u00f3n con flujos de trabajo de otras \u00edndoles (o workflows<\/em>) e inclusive la lectura de c\u00f3digos de barra.<\/p>\n\n\n\n Por otro lado, se trabaja en gesti\u00f3n con reglas particulares de cada negocio<\/strong>, la integraci\u00f3n tambi\u00e9n a ciertos flujos laborales, la actualizaci\u00f3n de expedientes y la inteligencia de negocio misma. Esto incluye la integraci\u00f3n de firma digital, usuarios y perfiles y un esquema documental.<\/p>\n\n\n\n En tercer lugar, podemos hablar del almacenamiento, el cual incluye un archivo de gesti\u00f3n y otro de preservaci\u00f3n<\/strong>, aplicando un procesamiento de archivos como la encriptaci\u00f3n para debida seguridad, la compresi\u00f3n de archivos y el tratamiento de im\u00e1genes.<\/p>\n\n\n\n Por \u00faltimo, FILEON permite una distribuci\u00f3n de esta data por medio de un sistema web<\/strong>, el cual llamamos FileOnWeb. Esto permite que la informaci\u00f3n sea consultada en la nube o en una red local.<\/p>\n\n\n\n Las ventajas de automatizar en procesos de preservaci\u00f3n documental y tablas de plazo. Entre ellas est\u00e1 la disponibilidad y seguridad de la informaci\u00f3n inclusive en procesos de auditor\u00eda internacional, puesto que faculta la auditoria de expedientes que, al encontrarse en un entorno digital, se puede realizar inclusive de forma remota.<\/p>\n\n\n\n Con \u00e9l, hemos logrado asegurar la fiabilidad de datos para empresas, al punto en el que eliminamos la necesidad de clientes en el l uso de Excel en sus labores de forma completa, por ejemplo.<\/p>\n\n\n\n El programa primordialmente se acompa\u00f1a de un servicio que permite un uso integral. Se pueden trabajar partes de procesos de forma manual tanto como coordinar que colaboradores de ServiArchivo en coordinaci\u00f3n con personal autorizado por nuestros clientes puedan levantar procedimientos automatizados que dicten normas de c\u00f3mo conservar y custodiar ciertos documentos, elegidos por los clientes..<\/p>\n\n\n\n Por el contrario, generalmente en este mercado se venden sistemas similares que tienen como prioridad una gesti\u00f3n documental integral. Las soluciones se suman a otros servicios en oferta, tales como la venta de equipo y digitalizaci\u00f3n de otros procesos.<\/p>\n\n\n\n En ServiArchivo nos capacitamos inclusive en la Universidad de Barcelona para desarrollar un m\u00f3dulo una automatizaci\u00f3n de la preservaci\u00f3n documental y tablas de plazo.<\/p>\n\n\n\n Recibimos una capacitaci\u00f3n en la Escuela Superior de Archiv\u00edstica de la Universidad de Barcelona – Espa\u00f1a, sobre los est\u00e1ndares de metadatos para la gesti\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos y preservaci\u00f3n digital, PREMIS por sus sigl\u00e1s en ingl\u00e9s de Preservation Metadata: Implementation Strategies y OAIS, lo mismo, sobre Open Archival Information System. Tambi\u00e9n nos formamos sobre foliado electr\u00f3nico.<\/p>\n\n\n\n Por otro lado, somos la \u00fanica empresa en Costa Rica especializada en documentaci\u00f3n digital que est\u00e1 certificada en ISO 9001, lo cual garantiza que que la actividad de la gesti\u00f3n documental ha sido certificada de calidad. \u2029<\/p>\n\n\n\n Esto es as\u00ed porque en ServiArchivo aplicamos pol\u00edticas de retenci\u00f3n con base en las Tablas de Plazos de Conservaci\u00f3n Documental. Y lo hacemos de forma autom\u00e1tica, logrando que digitalmente se administren los documentos producidos o recibidos en una empresao instituci\u00f3n. En el proceso, inclu\u00edmos todos los par\u00e1metros que permiten fijar el valor administrativo, legal, cient\u00edfico y cultural para la conservaci\u00f3n de los documentos.<\/p>\n\n\n\n Nuestros clientes, por tanto, son empresas con las cuales hemos mantenido relaciones longevas desde hace 20 a\u00f1os continuos.<\/p>\n\n\n\n En este tema, es importante recalcar que los documentos est\u00e1n vivos<\/strong>. Y que ciertas preguntas clave sobre el tema de pol\u00edticas de retenci\u00f3n tienen que ver con la duraci\u00f3n durante la cual se debe conservar un documento en soporte f\u00edsico o digital. .<\/p>\n\n\n\n Un documentose puede guardar toda una vida, mientras que algunos quiz\u00e1s s\u00f3lo necesiten un almacenaje de5 o 10 a\u00f1os. Por ejemplo: un expediente de un cr\u00e9dito bancario, es usual tener que guardar este expediente durante todo el plazo que abarque el cr\u00e9dito y unos a\u00f1os de m\u00e1s,, por mencionar un \u00fanico caso.<\/p>\n\n\n\n Algunas instituciones p\u00fablicas, por citar otro ejemplo, resguardan informaci\u00f3n de forma perpetua cuando es clasificada como de inter\u00e9s cient\u00edfico cultural.<\/p>\n\n\n\n Las Tablas de Plazo o de preservaci\u00f3n de documentos es algo que f\u00e1cilmente se puede automatizar para agilizar muchos procesos<\/a> e inclusive reducir ciertos costos. Realmente no hace falta talento humano para estas labores con los recursos tecnol\u00f3gicos que tenemos.<\/p>\n\n\n\n En realidad, es incluso m\u00e1s arriesgado dejar estas tareas a manos de talento humano que puede cometer errores en labores tan repetitivas como la eliminaci\u00f3n segura y controlada de ciertos documentos que la tecnolog\u00eda puede manejar de manera automatizada. En casos de rotaci\u00f3n de personal muy continua, los riesgos se incrementan.<\/p>\n\n\n\n En general, contar con una plataforma que re\u00fana la informaci\u00f3n y documentaci\u00f3n de una empresa o instituci\u00f3n desde su g\u00e9nesis hasta su conservaci\u00f3n final mediante Tablas de Plazos de Conservaci\u00f3n automatizadas constituye una fortaleza vital en el mundo de hoy, donde la informaci\u00f3n se mueve en diversos canales tales como correos electr\u00f3nicos, carpetas compartidas, ventanillas \u00fanicas, etc.<\/p>\n\n\n\n Le ayud\u00f3 esta nota? Lea m\u00e1s contenido informativo de ServiArchivo aqu\u00ed.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/serviarchivo.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/05\/digitalizacion1.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\nSobre las ventajas de usar FILEON<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
La formaci\u00f3n del personal de ServiArchivo<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
![\"iso](\"https:\/\/serviarchivo.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/05\/logoISO.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\nPeculiaridades sobre la preservaci\u00f3n de documentos<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/serviarchivo.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/05\/Document-Storage.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\nLos beneficios de automatizar los procesos de <\/strong>preservaci\u00f3n documental y tablas de plazo<\/strong><\/h2>\n\n\n\n