{"id":84,"date":"2023-02-08T20:26:25","date_gmt":"2023-02-08T20:26:25","guid":{"rendered":"https:\/\/serviarchivo.com\/blog\/?p=84"},"modified":"2025-07-04T20:29:09","modified_gmt":"2025-07-04T20:29:09","slug":"digitalizacion-a-la-nube","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/serviarchivo.com\/blog\/digitalizacion-a-la-nube\/","title":{"rendered":"Digitalizacio\u0301n a la nube"},"content":{"rendered":"\r\n

\u00bfPor qu\u00e9 es importante la digitalizaci\u00f3n a la nube en una empresa?<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

Cuando se habla de digitalizaci\u00f3n<\/a>, com\u00fanmente se refiere al proceso de convertir documentos f\u00edsicos a una modalidad digital. Para ello, se puede recurrir a instrumentos como un esc\u00e1ner, por ejemplo. Una vez hecho esto, los archivos se encuentran digitalizados. Esto quiere decir que est\u00e1n disponibles de forma virtual y se puede disponer de ellos de distintas formas.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

En un proceso de digitalizaci\u00f3n<\/a> a la nube, tambi\u00e9n se escanean documentos f\u00edsicos para almacenarlos virtualmente (en espacios que hoy llamamos \u201cnubes\u201d). Estas nubes, a su vez, est\u00e1n hospedadas en centros de datos seguros.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

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\"Nube<\/figure>\r\n<\/figure>\r\n\r\n\r\n\r\n

\u00bfPara qu\u00e9 sirve la digitalizaci\u00f3n a la nube?<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

Digitalizar documentos permite usar y buscar archivos de forma m\u00e1s sencilla. Escanear un documento y acompa\u00f1arlo de un formulario digital, por ejemplo, puede significar que un archivo se almacene con una debida descripci\u00f3n para luego hacer b\u00fasquedas m\u00e1s f\u00e1ciles. Incorporar un formulario digital a un proceso empresarial tambi\u00e9n permite la sustituci\u00f3n de documentos que antes ten\u00edan soporte en papel y se convierten en formularios dentro de un sistema espec\u00edfico.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Cuando una empresa escala su integraci\u00f3n tecnol\u00f3gica para incorporar un escaneo de documentos inteligente, la misma puede comenzar a generar metadatos que describan los documentos. Esto sirve, por ejemplo, para luego optimizar los resultados que obtiene de sus procesos de b\u00fasqueda y reportes.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

El mundo digital y el mundo de papel en un solo expediente<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

FileOn<\/a>, nuestro programa insignia, permite crear un expediente \u00fanico en un mundo h\u00edbrido.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Hoy contamos con una amplia cantidad de documentos que se generan digitalmente desde un principio. No obstante, tambi\u00e9n existen otros tipos de documentos que a\u00fan deben firmarse en f\u00edsico. Eso sucede en casos en los que una legislaci\u00f3n vigente no ampara la firma digital en ese tipo de documentos en espec\u00edfico, por ejemplo.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

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\"Digitalizacion\"<\/figure>\r\n<\/figure>\r\n\r\n\r\n\r\n

El sistema facilita la digitalizaci\u00f3n<\/a> de documentos f\u00edsicos para optimizar su uso, haciendo que el almacenamiento<\/a> se vuelva a\u00fan m\u00e1s relevante en este contexto.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

La vulnerabilidad en la relevaci\u00f3n de datos<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n
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\"Datos<\/figure>\r\n<\/figure>\r\n<\/div>\r\n\r\n\r\n\r\n
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En la mayor\u00eda de los casos, empresas con uso de documentos digitales cuentan ya con una nube de almacenamiento<\/a> por la cual se paga un cierto tipo de membres\u00eda a cambio de una capacidad de almacenamiento previamente delimitada. Sin embargo, el buen manejo de un proceso de digitalizaci\u00f3n<\/a> va m\u00e1s all\u00e1 del pago de estas herramientas. Tambi\u00e9n se debe considerar la seguridad<\/a> de estas bases de datos y buscar aquellos que sean debidamente certificados. Es vital usar claves seguras y asegurar un rendimiento \u00f3ptimo de los roles de seguridad<\/a> que van de la mano con las nubes.<\/p>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n\r\n\r\n\r\n

Aunque quiz\u00e1s repositorios comunes de documentos ofrecen carpetas en un servidor o espacio en la nube, es posible que estos servicios carezcan de un ordenamiento y m\u00e1s bien cada usuario decide su propio orden o forma de resguardo de los documentos, empeorando su forma de b\u00fasqueda y capacidad de generar reportes.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

FileOn, por ejemplo, permite crear un cuadro de clasificaci\u00f3n documental<\/a>, flujos de trabajo, alertas, formularios digitales y m\u00e1s. No es s\u00f3lo un repositorio de documentaci\u00f3n.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Si bien no se puede comparar temas de seguridad<\/a> puntualmente entre un programa y otro, s\u00ed podemos evaluar las facilidades y servicios de cada herramienta.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Tambi\u00e9n se debe contemplar que cada plataforma ofrece diversas capacidades de seguridad<\/a>, almacenaje y rangos de precios.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

En nuestro caso ofrecemos un alto grado de personalizaci\u00f3n, pudiendo ajustar nuestro programa a las reglas de negocio espec\u00edficas de cada empresa con la cual colaboramos.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

La personalizaci\u00f3n que caracteriza una herramienta como FileOn<\/a><\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n
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Una fortaleza de programas como FileOn es la estandarizaci\u00f3n de los procesos de documentaci\u00f3n. Con esta herramienta, es posible generar est\u00e1ndares de procedimientos para el manejo de archivos.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

En ServiArchivo comenzamos con un estudio o mapeo de los documentos de una empresa en conjunto\u00a0 con el cliente. Hacemos un trabajo ordenado, el cual pasa a pre-aprobaci\u00f3n y prototipado para asegurar que el proceso entrega valor.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Una vez aprobadas las medidas propuestas, configuramos nuestro sistema para que genere un est\u00e1ndar sobre esos procesos. De lo contrario, la falta de est\u00e1ndares en una organizaci\u00f3n puede significar un riesgo en el manejo de sus datos.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

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\"\"<\/figure>\r\n<\/figure>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n\r\n\r\n\r\n

En este proceso, fijamos una nomenclatura espec\u00edfica para cada serie documental Es decir, cada vez que se genera una orden a nuestro clientes, por ejemplo, ese pedido llevar\u00e1 un nombre dado por FileOn. Como la rama de archivos est\u00e1 pre-formulada, el trabajo cae sobre la marcha en un mapa de flujo de trabajo realizado previamente.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Con las medidas anteriores, entre otras, se mejora la experiencia del usuario tanto como la de cualquier empresa. Se refleja un est\u00e1ndar y se autogestionan los expedientes de esa forma. Un flujo de trabajo estandarizado permite que se actualice un expediente con mayor orden y agilidad.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

A manera de ejemplo, en FileOn<\/a> podr\u00e1 crear un expediente digital de un cliente y permitirle que este autogestione sus documentos, mediantes actualizaciones controladas.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Integrar la experiencia de usuario con procesos internos tiene sus beneficios<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

Cuando se realiza el proceso de parametrizaci\u00f3n de la herramienta, el usuario tiene la seguridad<\/a> de estar subiendo archivos a esta plataforma de manera ordenada y segura. Eso garantiza que, en el futuro, cualquier colaborador pueda encontrar y consultar dicha informaci\u00f3n. De la misma forma, se aseguran en versionamiento de los archivos.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Tambi\u00e9n se puede someter parte de estos procesos a aprobaci\u00f3n si es necesario. Al cargar el documento a una nube de esta forma, se puede evitar sustituir un documento original y dejarlo sujeto a la aprobaci\u00f3n de alguna parte interna antes de hacerlo. De nuevo, con FileOn se puede configurar toda clase de procesos a la medida de cada usuario o cliente.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Otro gran beneficio de adquirir una herramienta como la nube es poder olvidarse del aprovisionamiento de servidores. La empresa o cliente se gana un servidor y centro de datos de la noche a la ma\u00f1ana.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

De lo contrario, normalmente el uso de un almacenamiento tal conlleva decisiones y costos tanto de capacidad de registro como licencias de uso. Com\u00fanmente, empresas o usuarios pueden contratar servicios reconocidos y muy similares. Sin embargo, esas licencias vienen con una cierta capacidad de almacenamiento limitada y no permiten una personalizaci\u00f3n.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

\"Logo<\/figure>\r\n\r\n\r\n\r\n

FileOn<\/a> incluye un ahorro de esos costos tanto como las preocupaciones de memoria de almacenaje y su respectiva seguridad<\/a> y mantenimiento sin la preocupaci\u00f3n agregada por el costo y uso de servidores e infraestructura. Tambi\u00e9n se ahorra el costo agregado de personal t\u00e9cnico.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Por otro lado, los equipos de tecnolog\u00eda de la informaci\u00f3n (TI) en cualquier empresa suelen estar bastante cargados de tareas. Con este tipo de soluciones, este tipo de equipos tecnol\u00f3gicos se descarga de estas labores de mantenimiento t\u00e9cnico. Si TI demora en poder atender casos de una empresa por capacidad de trabajo, con FileOn<\/a> se elimina la necesidad de apoyo. Adem\u00e1s, el uso de un servicio como FileOn<\/a> incluye el entrenamiento de los usuarios a nivel interno.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Una alta calidad de atenci\u00f3n personalizada<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n
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En ServiArchivo nos encargamos de hablar y entrevistar a nuestros clientes para determinar c\u00f3mo les podemos ayudar de la mejor forma. En el proceso, otorgamos herramientas para su autogesti\u00f3n. Capacitamos y entrenamos al personal sobre un uso \u00f3ptimo de la herramienta con un servicio personalizado en atenci\u00f3n al cliente. Nos destacamos, adem\u00e1s, por marcar una diferencia en la atenci\u00f3n que brindamos.<\/p>\r\n<\/div>\r\n\r\n\r\n\r\n

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\"\"<\/figure>\r\n<\/figure>\r\n<\/div>\r\n<\/div>\r\n\r\n\r\n\r\n

Resumen de ventajas en procesos de digitalizaci\u00f3n a la nube<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

Cuando se recurre a una digitalizaci\u00f3n<\/a> como la que hemos presentado en esta nota, se establece un est\u00e1ndar y flujo de trabajo. Esto dista considerablemente de un uso de una nube que se convierte en un recipiente de uso ilimitado y diverso de informaci\u00f3n por m\u00faltiples usuarios.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Establecer un procedimiento y sistema en particular permite que el mismo se adecue 100% a las necesidades de la empresa de una forma congruente. Se sabe, entonces, c\u00f3mo est\u00e1n ordenados los expedientes de proveedores, c\u00f3mo se efect\u00faa cada b\u00fasqueda de documentos y se define c\u00f3mo se lleva a cabo el acceso general y personal a la informaci\u00f3n.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Con todo lo anterior, estamos hablando de una estandarizaci\u00f3n personalizada a la medida de cada cliente que puede conllevar un ahorro y recorte de gastos en un servicio tercerizado con personal altamente calificado y experto en el tema.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

\u00bfGustar\u00eda informaci\u00f3n adicional sobre la implementaci\u00f3n de FileOn para su empresa? No dude en escribirnos. Para ServiArchivo ser\u00e1 un placer atenderle.<\/em><\/p>\r\n\r\n\r\n\n

www.serviarchivo.com <\/a><\/p>\n\n\n\n

FileOn<\/a><\/p>\n\n\n\n

correo: info@serviarchivo.com Tel: +506 2520-0356<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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