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Algunos beneficios de la automatización de formularios

Hay muchas razones por las cuales la automatización de formularios puede ser de enorme ayuda en cualquier actividad diaria de múltiples industrias y en cualquier comercio. Entre ellas está la preservación, accesibilidad, confiabilidad, seguridad y trazabilidad de la información. En esta nota detallamos cada uno de los beneficios de la automatización de formularios que hemos encontrado a lo largo de 22 años de experiencia en el mercado local e internacional.

La capacidad de optimizar procesos en cualquier industria

Gracias a la trayectoria de nuestra empresa brindando servicios de normalización documental en Costa Rica y el exterior, hemos conocido a primera mano diversos procesos de gestión documental en muchos sectores de las instituciones públicas y privadas.

Tanto para comercio como servicios diversos, los ejemplos que podemos citar van desde procesos financieros contables, la comercialización de servicios en sector bancario, de telecomunicaciones y electricidad tanto como de cobros administrativos y judiciales. 

No obstante, podemos sumar a la lista la optimización de procesos en Recursos Humanos, la adquisición de bienes y servicios, en alta gerencia, para control de calidad y muchas otras aplicaciones.

Asegurar la conservación por vías digitales

Lo anterior es así porque la digitalización de documentos físicos constituye una excelente manera de asegurar la conservación de los mismos. Y el respectivo almacenaje de esta información permite que la información de valor permanezca en condiciones óptimas por el tiempo de vida útil que se desee. Además, permite el análisis de la data para múltiples usos. 

Pasar a un formato digital también permite una liberación de preocupación por afectaciones usuales que tienden a impactar documentos físicos. Un líquido fácilmente puede dañar una hoja en un escritorio, la misma se puede romper en su manejo, la tinta con el tiempo se puede diluir dependiendo de la superficie, el documento como tal se puede perder, etcétera. Un papel ¡inclusive se puede volar! Con la información en formato digital o almacenaje en nube, se acaban este tipo de preocupaciones. 

Generalmente, las empresas suelen acudir a digitalización en formatos Word o PDF en aras de minimizar riesgos. Sin embargo, inclusive las carpetas compartidas en un centro de almacenaje y el vínculo que estas tienen con los correos electrónicos personales o empresariales pueden generar diversos problemas. Nos adentraremos en esto más adelante.

Los riesgos del trasiego documental

En el trasiego documental, esencialmente, hay mucho campo para un mal manejo de la data. Inclusive cuando se manejan documentos a nivel digital, es posible que se incurra en dinámicas de abuso de correos. Hay errores a la hora de adjuntar documentos, se comparten los archivos incorrectos y se generan más mensajes de correo en la cola. Si la información se maneja por correos personales inclusive a nivel empresarial, se restringe la visibilidad de la información. Y cualquier miembro del equipo que se encuentre fuera en algún momento puede romper una cadena de disponibilidad de información valiosa. 

Se debe contemplar, además, el margen de duplicación de información con versiones distintas por un documento en estos casos. 

Por otro lado, en el uso de hojas de Excel, por ejemplo, comúnmente existe un abuso de libros, hojas e inclusive plantillas, aunado a fallos en celdas, cálculos, fórmulas y demás factores. También se debe contabilizar los problemas que presentan versiones desactualizadas de los programas y los fallos a nivel técnico de programas o herramientas de venta genérica. Todo esto atrasa procesos y recarga departamentos o costos de atención de tecnología de la información o productos tecnológicos.

Una considerable reducción de costos

La reducción de papelería y trámites tanto como de servicios tales como la mensajería entre sucursales o el escaneo pueden conllevar a una significativa reducción de gastos. Y tener una plataforma a cargo de especialistas reduce el costo de atención al usuario en casos de fallo de programa o necesidad de atención técnica. 

Uno de los mayores beneficios de la automatización de formularios es que se pueden reducir otros gastos de forma completa o considerable para dar campo a lo vital y esencial de mantener en físico.  

FileOn gestiona mejoras en los flujos de trabajo

Con un flujo de trabajo en una plataforma digital, se gestiona un control más riguroso sobre los cambios y versiones de un mismo documento, inclusive con identificación de usuarios. En estos procesos, se genera un expediente digital único que no deja ninguna información rezagada ni desorganizada. El expediente digital forma parte de un flujo sistematizado de trabajo. 

Además, se pueden personalizar cálculos más complejos y específicos con programaciones hechas a la medida para las necesidades de una empresa o ciertos equipos dentro de esta en particular. 

Todo lo anterior, además, se puede gestionar dentro del enfoque de documentación de procesos según la norma ISO 9001 para el diseño y distribución de los recursos materiales y humanos, por ejemplo.

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Optimización de procesos internos y externos

Al final de cuentas, el almacenamiento de documentos puede conllevar una optimización en la productividad y eficiencia de los procesos internos y externos de una empresa.

Un formulario físico, en papel, en un banco, por ejemplo, en donde se necesitan autorizaciones y vistos buenos de diversas partes, se puede automatizar a nivel digital, en plataforma web, para que conlleve firma digital y sea parte de un flujo de trabajo, ahorrando el deber de adjuntar a un legado físico un documento tras otro, minimizando tiempos de respuesta y esfuerzos adicionales para los clientes. Esto ahorra preocupaciones en términos del cumplimiento de ley y acatamiento de manejo de documentos nacional e internacional.

Los tiempos de servicio se agilizan, además, y los trámites se vuelven más fáciles conforme una persona en la empresa únicamente necesita dar clic a aprobar o enviar para que un mismo documento entre a la siguiente fase en la bandeja de otro compañero, por ejemplo.

Y también se pueden compartir los resultados directamente con los clientes o partes externas en cuestión de un clic, sin necesidad de trámites adicionales.

Ampliar la visibilidad de la data y capacidad de atención

Por otro lado, este recurso digital permite una consulta para la atención de casos que les genera una disponibilidad completa. Se pueden consultar a la hora que se guste desde donde se quiera acceder. Esto es vital para revisar procesos a nivel general. 

Digitalizar esta información permite contestar dudas de análisis tales como la revisión de la cantidad y el estado de los casos de un departamento específico tanto como establecer parámetros y medidas únicas que permitan visibilizar bloqueos en los procesos. 

En gerencia, los tableros de flujos pueden determinar la capacidad de producción. Además de garantizar la estandarización de procesos para equipos de trabajo que las dicte el mismo sistema. Y todo está disponible de forma continua en horarios iguales. 

También se visibilizan más fácilmente los datos de los clientes para el aprovechamiento de esta data en aras de mercadeo. Inclusive faculta la inserción de propaganda en los procesos para diversos temas de servicio. 

Con estos procesos, en resumen, es posible automatizar reglas del negocio, especialmente la relacionadas a promesas de calidad (como el Service Level Agreement (SLA) en inglés) que además permiten revisiones y medidas para una mejora continua. 

Las alertas por correo electrónico, por ejemplo, permiten movilizar pendientes de forma amigable con cada usuario. Los anuncios de vencimiento de los SLA, además, pueden ser de enorme ayuda a los cumplimientos de metas y responsabilidades legales. 

La actualización periódica de datos, por ejemplo, es algo que fácilmente se puede programar a nivel de sistema.

Un proceso digital hecho a la medida

Como mencionamos arriba, una gran ventaja de la automatización de formularios es que se pueden hacer diseños a la medida de cualquier usuario. 

Normalmente, un sistema de gestión de contenidos lo desarrollan profesionales en archivística en conjunto con personas de ciencias industriales e informática. La intención de estos equipos especializados en su área es poder entregar un producto que se adapte a lo que cada cliente necesite específicamente. Se trata de surtir las necesidades de cada quien, lo cual a nivel técnico se logra con cierta facilidad. 

En nuestro caso, este producto es 100% desarrollado por profesionales de punta en el país. Carente de procesos de importación de conocimiento, tenemos el conocimiento nacional y la facilidad de diseñar módulos nuevos y diferentes a la medida de cada uno de nuestros clientes. 

Lo anterior, además, lo hacemos bajo los lineamientos de las leyes Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos, Nº 8292 de Control Interno, normativas de SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y otras regulaciones que tienen relación con el negocio de las instituciones públicas y privadas. Esto es un enorme beneficio de cumplimiento legal para nuestros clientes. 

En resumen, el uso de un programa para la automatización de formularios permite ampliar las dinámicas a un sistema amplio de gestión de calidad, cantidad, tiempo y recursos de capital tanto humano como tecnológico. 

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