Digitalización Tablas de plazo

Preservación documental y Tablas de Plazo

El tema de preservación documental y tablas de plazo especialmente a nivel digital, es considerablemente nuevo en Costa Rica. Tradicionalmente ha sido un proceso que se ha manejado de forma manual mucho tiempo. En estos casos, se usan hojas de Excel para escribir cuánto se dura almacenando un documento. Esta hoja de Excel la revisa periódicamente la persona encargada de la conservación de documentos  de una institución o empresa.

Por otro lado, los documentos en soporte papel se almacenan por tiempos tan longevos como vidas completas. Muchas veces se custodian ignorando el valor administrativo, científico o cultural que contienen, provocando costos excesivos por pagos de almacenamiento de documentos que se pueden eliminar a corto o mediano plazo.

¿Cómo ayuda FileOn en la Preservación documental y Tablas de Plazo?

FILEON, nuestro programa empresarial, es un sistema de gestión documental orientado a la productividad que fue diseñado por profesionales en Archivística, Ciencias Industriales e Informática para adaptarse a las necesidades de nuestros clientes.

Con FILEON se puede construir una tabla de Plazos de Conservación, primeramente se debe conformar un grupo o comité de Selección y Eliminación, integrado por personas con conocimiento del negocio y del contexto legal que lo regula.  Este grupo o comité indica el período de vida para cada documento en soporte papel o digital , FILEON transforma todos estos datos en una Tabla de Plazos automatizada.   El mismo toma todas las piezas de un expediente, como sus documentos, archivos, bitácoras y expedientes, los sella y los guarda de forma tal que permite accesarlos en el tiempo.  Dependiendo del tiempo de vida establecido para cada uno,  conservando las características de integridad, accesibilidad, trazabilidad  y originalidad del documento.  Esta forma dinámica, planificada y controlada de eliminación de documentos le permite a la institución o empresa mantener actualizado su acervo documental en el Archivo de la Institución o centros de almacenamiento periféricos , permite conocer qué tengo, su valor y por cuánto tiempo debo conservarlo.  El sistema permite asignar  usuarios autorizados para la consulta, impresión y generación automática del  Acta de Eliminación Documental a nivel de  proceso o institucional.  Esta acta debe ser firmada digitalmente por los miembros del Grupo  o Comité Institucional de Selección y Eliminación y constituye la evidencia futura de los documentos que se eliminarón, , quién y cuándo.

Se recomienda que estas actas se conserven indefinidamente en soporte digital o bien hasta el tiempo que defina la institución o empresa. 

FILEON trabaja en varios ejes, permitiendo así un flujo de trabajo. Y lo puede hacer tanto con documentos que se generaron a nivel digital desde su génesis hasta documentos externos que nacen en otras plataformas y que se deben de digitalizar para ir formando el expediente.

Una primera etapa en este flujo de trabajo se centra en la captura de datos. Por ende, incluye la digitalización, el uso de metadatos, la integración con interfaces, el manejo de archivos migrados, la interacción con flujos de trabajo de otras índoles (o workflows) e inclusive la lectura de códigos de barra.

Por otro lado, se trabaja en gestión con reglas particulares de cada negocio, la integración también a ciertos flujos laborales, la actualización de expedientes y la inteligencia de negocio misma. Esto incluye la integración de firma digital, usuarios y perfiles y un esquema documental.

En tercer lugar, podemos hablar del almacenamiento, el cual incluye un archivo de gestión y otro de preservación, aplicando un procesamiento de archivos como la encriptación para debida seguridad, la compresión de archivos y el tratamiento de imágenes.

Por último, FILEON permite una distribución de esta data por medio de un sistema web, el cual llamamos FileOnWeb. Esto permite que la información sea consultada en la nube o en una red local.

Sobre las ventajas de usar FILEON

Las ventajas de automatizar en procesos de preservación documental y tablas de plazo. Entre ellas está la disponibilidad y seguridad de la información inclusive en procesos de auditoría internacional, puesto que faculta la auditoria de expedientes que, al encontrarse en un entorno digital, se puede realizar inclusive de forma remota.

Con él, hemos logrado asegurar la fiabilidad de datos para empresas,  al punto en el que eliminamos la necesidad de clientes en el l uso  de Excel en sus labores de forma completa, por ejemplo.

El programa primordialmente se acompaña de un servicio que permite un uso integral. Se pueden trabajar partes de procesos de forma manual tanto como coordinar que colaboradores de ServiArchivo en coordinación con personal autorizado por nuestros clientes puedan levantar procedimientos automatizados que dicten normas de cómo conservar y custodiar ciertos documentos, elegidos por los clientes..

Por el contrario, generalmente en este mercado se venden sistemas similares que tienen como prioridad una gestión documental integral. Las soluciones se suman a otros servicios en oferta, tales como la venta de equipo y digitalización de otros procesos.

La formación del personal de ServiArchivo

En ServiArchivo nos capacitamos inclusive en la Universidad de Barcelona para desarrollar un módulo una automatización de la preservación documental y tablas de plazo.

Recibimos una capacitación en la Escuela Superior de Archivística de la Universidad de Barcelona – España, sobre los estándares de metadatos para la gestión de documentos electrónicos y preservación digital, PREMIS por sus siglás en inglés de Preservation Metadata: Implementation Strategies y OAIS, lo mismo, sobre Open Archival Information System. También nos formamos sobre foliado electrónico.

Por otro lado, somos la única empresa en Costa Rica especializada en documentación digital que está certificada en ISO 9001, lo cual garantiza que que la actividad de la  gestión documental  ha sido certificada de calidad. 


iso 9001

Esto es así porque en ServiArchivo aplicamos políticas de retención con base en las Tablas de Plazos de Conservación Documental. Y lo hacemos de forma automática, logrando que digitalmente se administren los documentos producidos o recibidos en una empresao institución. En el proceso, incluímos todos los parámetros que permiten fijar el valor administrativo,  legal, científico y cultural  para la conservación de los documentos.

Nuestros clientes, por tanto, son empresas con las cuales hemos mantenido relaciones longevas  desde hace 20 años  continuos.

Peculiaridades sobre la preservación de documentos

En este tema, es importante recalcar que los documentos están vivos. Y que ciertas preguntas clave sobre el tema de políticas de retención tienen que ver con la duración durante la cual se debe conservar un documento en soporte físico o digital. .

Un documentose puede guardar toda una vida, mientras que algunos quizás sólo necesiten un almacenaje de5 o 10 años. Por ejemplo: un expediente de un  crédito bancario, es usual tener que guardar este expediente durante todo el plazo que abarque el crédito y unos años de más,, por mencionar un único caso.

Algunas instituciones públicas, por citar otro ejemplo,  resguardan información de forma perpetua cuando es clasificada como de interés científico cultural.

Los beneficios de automatizar los procesos de preservación documental y tablas de plazo

Las Tablas de Plazo o de preservación de documentos es algo que fácilmente se puede automatizar para agilizar muchos procesos e inclusive reducir ciertos costos. Realmente no hace falta talento humano para estas labores con los recursos tecnológicos que tenemos.

En realidad, es incluso más arriesgado dejar estas tareas a manos de talento humano que puede cometer errores en labores tan repetitivas como la eliminación segura y controlada de ciertos documentos que la tecnología puede manejar de manera automatizada.  En casos de rotación de personal muy continua, los riesgos se incrementan.

En general, contar con una plataforma que reúna la información y documentación de una empresa o institución desde su génesis hasta su conservación final mediante Tablas de Plazos de Conservación automatizadas constituye una fortaleza vital en el mundo de hoy, donde la información se mueve en diversos canales tales como correos electrónicos, carpetas compartidas, ventanillas únicas, etc.

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