La metodología japonesa de las 5S ha transformado organizaciones en todo el mundo, y su primer paso, Seiri, es la base sobre la cual se construye todo el sistema. Seiri significa “clasificar” o “separar lo necesario de lo innecesario”, y aplicado al mundo digital y documental, representa una oportunidad invaluable para optimizar el trabajo diario.
¿Qué implica exactamente el Seiri?
Clasificar no es solo borrar lo viejo o mover archivos. Es un proceso reflexivo y estratégico en el que identificamos qué información es esencial para las operaciones actuales, cuál tiene valor legal o histórico, y qué debe eliminarse o archivarse.
En términos prácticos, significa que cada archivo, carpeta o documento digital debe justificar su existencia. Si no lo hace, está ocupando espacio, generando ruido informativo y dificultando la productividad.
Beneficios de aplicar correctamente el Seiri
- Reducción del estrés digital: Menos documentos inútiles significa menos distracciones y menor tiempo para encontrar lo importante.
- Más espacio de almacenamiento: Eliminar duplicados o archivos irrelevantes libera memoria en servidores, discos duros o servicios en la nube.
- Velocidad en la búsqueda: Clasificar correctamente te permite ubicar lo que necesitás en segundos, no minutos.
- Menor riesgo de errores: Evitás usar versiones antiguas o equivocadas de documentos.
- Preparación para auditorías: Clasificar ayuda a tener un entorno documental listo para revisiones legales, fiscales o administrativas.
Tipos de archivos que podés eliminar o mover
- Duplicados (archivos con nombres similares como “final_final_v2.docx”)
- Documentos escaneados ilegibles o sin metadatos
- Imágenes que no tienen contexto ni uso actual
- Archivos temporales o generados automáticamente por programas
- Versiones antiguas de proyectos o entregables
Tips prácticos para implementar Seiri con éxito
- Aplicá la Regla de los 6 Meses: Si un archivo no ha sido abierto, modificado o consultado en los últimos 6 meses, cuestioná su relevancia.
- Usá etiquetas temporales: Colocá etiquetas como “revisar”, “pendiente” o “archivar” para organizar antes de eliminar.
- Establecé un flujo de revisión: Iniciá con carpetas críticas (como Proyectos o Clientes) y progresá hacia otras áreas.
- Creá una “Zona de cuarentena”: Antes de borrar, mové los archivos dudosos a una carpeta temporal durante 30 días.
- Asigná un responsable: Que alguien del equipo tenga la tarea de liderar la depuración y mantener el criterio de clasificación.
¿Qué preguntas deberías hacerte al clasificar?
- ¿Este archivo está vigente?
- ¿Tiene valor legal, histórico o fiscal?
- ¿Alguien más lo necesita?
- ¿Hay una versión más actualizada de este documento?
- ¿Puedo conseguir esta información desde otra fuente confiable?
Herramientas que pueden ayudarte
- Buscadores con filtros avanzados (por fecha, tamaño o tipo de archivo)
- Software de gestión documental como Google Drive, SharePoint o Notion
- Scripts o herramientas de automatización para detectar duplicados
- Nube con control de versiones, como Dropbox Business o OneDrive
Un cambio de mentalidad
Aplicar Seiri es también una cuestión de cultura. Es pasar de la acumulación a la eficiencia. En un entorno como el costarricense, donde muchas empresas aún manejan grandes volúmenes de documentos físicos y digitales sin control, clasificar es una ventaja competitiva.
Cada archivo innecesario que eliminás es un obstáculo menos para tu productividad.