¿Por qué es importante la digitalización a la nube en una empresa?
Cuando se habla de digitalización, comúnmente se refiere al proceso de convertir documentos físicos a una modalidad digital. Para ello, se puede recurrir a instrumentos como un escáner, por ejemplo. Una vez hecho esto, los archivos se encuentran digitalizados. Esto quiere decir que están disponibles de forma virtual y se puede disponer de ellos de distintas formas.
En un proceso de digitalización a la nube, también se escanean documentos físicos para almacenarlos virtualmente (en espacios que hoy llamamos “nubes”). Estas nubes, a su vez, están hospedadas en centros de datos seguros.
¿Para qué sirve la digitalización a la nube?
Digitalizar documentos permite usar y buscar archivos de forma más sencilla. Escanear un documento y acompañarlo de un formulario digital, por ejemplo, puede significar que un archivo se almacene con una debida descripción para luego hacer búsquedas más fáciles. Incorporar un formulario digital a un proceso empresarial también permite la sustitución de documentos que antes tenían soporte en papel y se convierten en formularios dentro de un sistema específico.
Cuando una empresa escala su integración tecnológica para incorporar un escaneo de documentos inteligente, la misma puede comenzar a generar metadatos que describan los documentos. Esto sirve, por ejemplo, para luego optimizar los resultados que obtiene de sus procesos de búsqueda y reportes.
El mundo digital y el mundo de papel en un solo expediente
FileOn, nuestro programa insignia, permite crear un expediente único en un mundo híbrido.
Hoy contamos con una amplia cantidad de documentos que se generan digitalmente desde un principio. No obstante, también existen otros tipos de documentos que aún deben firmarse en físico. Eso sucede en casos en los que una legislación vigente no ampara la firma digital en ese tipo de documentos en específico, por ejemplo.
El sistema facilita la digitalización de documentos físicos para optimizar su uso, haciendo que el almacenamiento se vuelva aún más relevante en este contexto.
La vulnerabilidad en la relevación de datos
En la mayoría de los casos, empresas con uso de documentos digitales cuentan ya con una nube de almacenamiento por la cual se paga un cierto tipo de membresía a cambio de una capacidad de almacenamiento previamente delimitada. Sin embargo, el buen manejo de un proceso de digitalización va más allá del pago de estas herramientas. También se debe considerar la seguridad de estas bases de datos y buscar aquellos que sean debidamente certificados. Es vital usar claves seguras y asegurar un rendimiento óptimo de los roles de seguridad que van de la mano con las nubes.
Aunque quizás repositorios comunes de documentos ofrecen carpetas en un servidor o espacio en la nube, es posible que estos servicios carezcan de un ordenamiento y más bien cada usuario decide su propio orden o forma de resguardo de los documentos, empeorando su forma de búsqueda y capacidad de generar reportes.
FileOn, por ejemplo, permite crear un cuadro de clasificación documental, flujos de trabajo, alertas, formularios digitales y más. No es sólo un repositorio de documentación.
Si bien no se puede comparar temas de seguridad puntualmente entre un programa y otro, sí podemos evaluar las facilidades y servicios de cada herramienta.
También se debe contemplar que cada plataforma ofrece diversas capacidades de seguridad, almacenaje y rangos de precios.
En nuestro caso ofrecemos un alto grado de personalización, pudiendo ajustar nuestro programa a las reglas de negocio específicas de cada empresa con la cual colaboramos.
La personalización que caracteriza una herramienta como FileOn
Una fortaleza de programas como FileOn es la estandarización de los procesos de documentación. Con esta herramienta, es posible generar estándares de procedimientos para el manejo de archivos.
En ServiArchivo comenzamos con un estudio o mapeo de los documentos de una empresa en conjunto con el cliente. Hacemos un trabajo ordenado, el cual pasa a pre-aprobación y prototipado para asegurar que el proceso entrega valor.
Una vez aprobadas las medidas propuestas, configuramos nuestro sistema para que genere un estándar sobre esos procesos. De lo contrario, la falta de estándares en una organización puede significar un riesgo en el manejo de sus datos.
En este proceso, fijamos una nomenclatura específica para cada serie documental Es decir, cada vez que se genera una orden a nuestro clientes, por ejemplo, ese pedido llevará un nombre dado por FileOn. Como la rama de archivos está pre-formulada, el trabajo cae sobre la marcha en un mapa de flujo de trabajo realizado previamente.
Con las medidas anteriores, entre otras, se mejora la experiencia del usuario tanto como la de cualquier empresa. Se refleja un estándar y se autogestionan los expedientes de esa forma. Un flujo de trabajo estandarizado permite que se actualice un expediente con mayor orden y agilidad.
A manera de ejemplo, en Fileon podrá crear un expediente digital de un cliente y permitirle que este autogestione sus documentos, mediantes actualizaciones controladas.
Integrar la experiencia de usuario con procesos internos tiene sus beneficios
Cuando se realiza el proceso de parametrización de la herramienta, el usuario tiene la seguridad de estar subiendo archivos a esta plataforma de manera ordenada y segura. Eso garantiza que, en el futuro, cualquier colaborador pueda encontrar y consultar dicha información. De la misma forma, se aseguran en versionamiento de los archivos.
También se puede someter parte de estos procesos a aprobación si es necesario. Al cargar el documento a una nube de esta forma, se puede evitar sustituir un documento original y dejarlo sujeto a la aprobación de alguna parte interna antes de hacerlo. De nuevo, con FileOn se puede configurar toda clase de procesos a la medida de cada usuario o cliente.
Otro gran beneficio de adquirir una herramienta como la nube es poder olvidarse del aprovisionamiento de servidores. La empresa o cliente se gana un servidor y centro de datos de la noche a la mañana.
De lo contrario, normalmente el uso de un almacenamiento tal conlleva decisiones y costos tanto de capacidad de registro como licencias de uso. Comúnmente, empresas o usuarios pueden contratar servicios reconocidos y muy similares. Sin embargo, esas licencias vienen con una cierta capacidad de almacenamiento limitada y no permiten una personalización.
FileOn incluye un ahorro de esos costos tanto como las preocupaciones de memoria de almacenaje y su respectiva seguridad y mantenimiento sin la preocupación agregada por el costo y uso de servidores e infraestructura. También se ahorra el costo agregado de personal técnico.
Por otro lado, los equipos de tecnología de la información (TI) en cualquier empresa suelen estar bastante cargados de tareas. Con este tipo de soluciones, este tipo de equipos tecnológicos se descarga de estas labores de mantenimiento técnico. Si TI demora en poder atender casos de una empresa por capacidad de trabajo, con FileOn se elimina la necesidad de apoyo. Además, el uso de un servicio como FileOn incluye el entrenamiento de los usuarios a nivel interno.
Una alta calidad de atención personalizada
En ServiArchivo nos encargamos de hablar y entrevistar a nuestros clientes para determinar cómo les podemos ayudar de la mejor forma. En el proceso, otorgamos herramientas para su autogestión. Capacitamos y entrenamos al personal sobre un uso óptimo de la herramienta con un servicio personalizado en atención al cliente. Nos destacamos, además, por marcar una diferencia en la atención que brindamos.
Resumen de ventajas en procesos de digitalización a la nube
Cuando se recurre a una digitalización como la que hemos presentado en esta nota, se establece un estándar y flujo de trabajo. Esto dista considerablemente de un uso de una nube que se convierte en un recipiente de uso ilimitado y diverso de información por múltiples usuarios.
Establecer un procedimiento y sistema en particular permite que el mismo se adecue 100% a las necesidades de la empresa de una forma congruente. Se sabe, entonces, cómo están ordenados los expedientes de proveedores, cómo se efectúa cada búsqueda de documentos y se define cómo se lleva a cabo el acceso general y personal a la información.
Con todo lo anterior, estamos hablando de una estandarización personalizada a la medida de cada cliente que puede conllevar un ahorro y recorte de gastos en un servicio tercerizado con personal altamente calificado y experto en el tema.
¿Gustaría información adicional sobre la implementación de FileOn para su empresa? No dude en escribirnos. Para ServiArchivo será un placer atenderle.
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