Después de clasificar (Seiri) y organizar (Seiton) tus expedientes, el tercer paso de
la metodología 5 S nos invita a aplicar Seiso, la limpieza preventiva que alarga la vida
del papel, mejora la imagen corporativa y evita dolores de cabeza en auditorías
Inventario de Archivos: el punto de partida
Antes de pensar en paños y aspiradoras, necesitás saber qué documentos existen,
dónde están y qué prioridad tienen. Un Inventario de Archivos actualizado te
permite:
- Ubicar de inmediato expedientes críticos para limpiarlos primero.
- Detectar cajas olvidadas con alta probabilidad de deterioro.
- Estimar tiempos y recursos para el proceso Seiso.
¿Por qué limpiar archivos físicos?
Los archivos viven en un entorno donde polvo, humedad, plagas y grapas oxidadas
actúan como enemigos silenciosos. Una rutina Seiso bien ejecutada:
- Evita manchas permanentes, hongos y roturas.
- Elimina esporas y bacterias que provocan alergias en el personal.
- Reduce reprocesos, reimpresiones y consultas innecesarias en bodegas.
- Garantiza que un contrato de hace 10 años sea tan legible como el día que se firmó.
Grapas y clips metálicos: pequeños enemigos silenciosos
El metal oxidado migra al papel formando manchas marrones que degradan la celulosa. Para minimizar daños:
- Sustituí grapas por broches plásticos o sujetadores libres de ácido en expedientes de larga duración.
- Programá una "jornada de desengrape" cada trimestre.
- Clasificá los metales retirados y reciclá responsablemente; evitás que vuelvan a mezclarse con papeles limpios.
- Al digitalizar, trabajá con documentos sin metal: el escáner te lo agradecerá y agilizarás la producción.
¿Cómo limpio cada tipo de documento?
Cada material exige una técnica distinta para no dañarlo. Seguí estos lineamientos:
- Hojas sueltas, contratos y minutas: paño de microfibra ligeramente humedecido con agua destilada; movimientos suaves del centro hacia los bordes.
- Folders Manila: brocha de cerdas suaves; nunca uses productos químicos que puedan penetrar el cartón.
- Cajas de archivo: aspiradora con boquilla fina en esquinas y tapas; finalizá con paño seco.
- Ampo o carpetas gruesas: aire comprimido en ranuras + paño externo para tapas plastificadas.
- Fotografías, planos y papel fotográfico: guantes de algodón y brocha antiestática; prohibidos líquidos.
- Medios magnéticos y discos ópticos (si los conservás junto al archivo): toallitas sin alcohol y fundas antiestáticas nuevas.
Evitalo siempre: limpiadores aromáticos, cloro y alcohol isopropílico directamente
sobre el papel; provocan decoloración y migración de tinta
Plazos de limpieza y vida útil de los documentos
A continuación verás la única tabla indispensable para programar Seiso en función
de la vida útil legal y la criticidad del documento.
Serie documental
Vida útil legal*
Limpieza rutinaria
Limpieza profunda
Limpieza profunda
Contratos vigentes
10 años tras
vencimiento
Trimestral
Bienal
1 copia maestra +
respaldo digital
Facturas y tiquetes
5 años (DGT)
Mensual
Anual
Depurá duplicados al
cierre fiscal
Expedientes de
personal
10 años
Semestral
Bienal
Revisión de grapas y
clips
Expedientes de
personal
10 años
Semestral
Bienal
Revisión de grapas y
clips
Planos y blueprints
Permanente
Semestral
Trienal
Tubos libres de ácido + temperatura <25 °C
Correspondencia general
2 años
Semestral
–Trienal
Evaluá descarte con Seiri
* Adaptá los plazos según normativa interna, sector y normativa costarricense.
Depuración de duplicados y versiones obsoletas
El exceso de papel aumenta polvo y confusión. Tu meta es quedarte con la versión correcta en el lugar correcto:
- Durante la limpieza, usá una bandeja "Revisión" para copias duplicadas o informes antiguos.
- Conservá una copia maestra de contratos, escrituras y pólizas; el resto va a reciclaje seguro.
- Para series vivas (reportes mensuales, actas de reuniones), definí un periodo de gracia y descartá versiones anteriores automáticamente.
Responsables y frecuencia de la limpieza
Asignar roles evita la frase «pensé que a vos te tocaba»:
-
- Gestor documental: diseña el calendario Seiso y mantiene el Inventario de Archivos.
-
- Encargado de área: ejecuta limpiezas rutinarias (checklist en mano) y reporta daños.
-
- Personal de soporte: aspira estanterías, controla humedad (40 %‑55 %) y temperatura (<25 °C).
-
- Auditor interno: verifica bitácoras y evidencia fotográfica cada semestre.
-
- Proveedor externo (opcional): restauración profesional de documentos muy dañados.
-
Frecuencia mínima recomendada: un ciclo Seiso cada tres meses en clima tropical.
Kit básico de limpieza documental
Arma tu arsenal de limpieza con:
-
- Escobillas de cerdas suaves (diferentes anchos).
-
- Mini‑aspiradora con filtro HEPA.
-
- Paños hipoalergénicos de microfibra.
-
- Guantes de algodón sin talco y mascarillas N95 (para polvo fino).
-
- Aire comprimido.
-
- Broches plásticos de repuesto etiquetados por tamaño.
-
- Contenedor para recolección de metal reciclable.
Caso real: el archivo que “estornudaba”
Una firma legal en San José almacenaba 20 m de expedientes en un mezanine cercano a la cocina. El vapor de los alimentos más la humedad del clima tropical provocaron condensación y óxido en grapas.
Acción:
- Elaboraron Inventario de Archivos y priorizaron cajas con contratos vigentes.
- Retiraron 4 kg de grapas oxidadas y 2 kg de clips corroídos.
- Implementaron Seiso trimestral y control de humedad (deshumidificador + 45 %).
Resultado:
- Disminución del 60 % de reclamos por imágenes ilegibles.
- Ahorro de ₡1,5 millones en retrabajo de fotocopias en el primer año.
Beneficios inmediatos de aplicar Seiso
- Preservación del patrimonio documental sin costosos procesos de restauración.
- Auditorías más rápidas y exitosas: documentos legibles y localizables.
- Reducción de alergias y ausentismo por polvo.
- Productividad: menos tiempo limpiando antes de fotocopiar o digitalizar.
- Imagen profesional y confianza de clientes y entes reguladores.
Checklist antes de cerrar el archivo hoy
☑ Verifiqué el Inventario de Archivos e identifiqué series prioritarias.
☑ Retiré grapas y clips oxidados.
☑ Limpié folders y hojas con paño adecuado.
☑ Aspiré estanterías de arriba hacia abajo.
☑ Depuré duplicados y versiones obsoletas.
☑ Actualicé bitácora Seiso con fecha, hora y firma.
ServiArchivo te ayuda
Con FileOn podés programar recordatorios de limpieza, controlar versiones, mantener tu Inventario de Archivos al día y conservar expedientes físicos y digitales bajo la misma estrategia 5 S. Consúltanos para un diagnóstico sin costo.
- agosto 14, 2025
- Entrada: ¿Cómo lograr una excelente gestión documental sin gastar de más?
- agosto 6, 2025
- Entrada: ¿Cómo lograr la estandarización archivista en tus documentos con Seiketsu?
- julio 4, 2025
- Entrada: Seiso (Limpiar): Guía práctica para conservar tus archivos físicos impecables
- junio 5, 2025
- Entrada: Seiton Digital: ¿Cómo organizar tus archivos y carpetas digitales de forma inteligente con Seiton?
- mayo 20, 2025
- Entrada: Seiton (Ordenar): El Segundo Paso para una Organización Documental Eficiente
- abril 29, 2025
- Entrada: Seiri (Clasificar): El Primer Paso para una Gestión Documental Inteligente